Checklist voor crisiscommunicatie voor PR-professionals
Wanneer PR-professionals hun strategie voor crisiscommunicatie willen opzetten dan is het soms lastig om te beslissen waar te beginnen. Er zijn veel manieren om een crisiscommunicatiestrategie op te bouwen, maar er zijn maar heel weinig manieren die resulteren in een strategie die gunstig is voor een organisatie wanneer zich een PR-crisis voordoet. Het enorme aantal beslissingen dat een PR-team moet nemen midden in crisis kan ontmoedigend aanvoelen, en het feit dat tijd van essentieel belang is, versterkt dat gevoel alleen maar.
Deze blogpost is de derde in een serie over hoe PR-teams een effectieve crisiscommunicatiestrategie kunnen creëren in de onzekere wereld waarin we leven. Eerder gaven we je al tips voor het schrijven van een crisiscommunicatiestrategie en bespraken we drie veel voorkomende scenario’s voor crisiscommunicatie. In dit blog structureren we de stappen die je moet nemen in de vorm van een checklist voor crisiscommunicatie die je zou kunnen volgen in het geval er zich een crisis voordoet.
Met andere woorden, terwijl in onze andere blogposts werd gekeken naar het bouwen van een crisiscommunicatiestrategie ter voorbereiding van een crisis die zich niet heeft voorgedaan, gaan we nu kijken naar de stappen die je kunt nemen als je je midden in een PR-nachtmerrie bevindt.
Taak #1: Bekijk jouw huidige strategische communicatieplan
Neem de tijd om jouw algehele strategische communicatieplan te bekijken en af te stemmen met alle betrokkenen. En doe het niet in een vacuüm. Feedback en input van mensen buiten jouw PR-team is waardevol want zo begrijp je beter waar het plan mogelijk tekortkomingen heeft met betrekking tot een bepaalde crisis. Zorg er ook voor dat al jouw lopende en potentiële crisisrespons-inspanningen zijn afgestemd op deze strategie.
Taak #2: Voer een audit uit van de huidige monitoring mogelijkheden
Door een audit uit te voeren van jouw bestaande mediamonitoring- en rapportagemogelijkheden, kun je mogelijke blinde vlekken identificeren en dienovereenkomstig aanpassen. Concentreer je bijvoorbeeld niet alleen op de medialijst die je ooit hebt vastgesteld voor monitoring. Houd de zoekcriteria zo breed mogelijk om te voorkomen dat je dingen mist. Als je midden in een crisis zit kun je je namelijk niet veroorloven dat je iets over het hoofd ziet.
Taak #3: Houd jouw C-suite en interne belanghebbenden op de hoogte
Interne communicatie is tijdens een crisis net zo belangrijk als jouw externe communicatie-inspanningen. Zorg dat belanghebbenden in de organisatie op de hoogte blijven van wat er speelt en, dit wordt vaak vergeten, zorg voor een uniforme boodschap als reactie op de crisis naar buiten toe. Veel te vaak gaat het nog mis en zeggen mensen van dezelfde organisatie verschillende dingen, wat voor verwarring zorgt en de buitenwereld ook niet veel vertrouwen geeft dat jouw organisatie er bovenop zit.
Met deze drie acties hopen we dat je de crisis snel kunt bezweren!
