Zo maak je een effectieve crisiscommunicatiestrategie
Weet jij wat een goede crisiscommunicatiestrategie is? Het gaat niet om het ontwikkelen van een perfecte roadmap die probeert rekening te houden met elk mogelijk scenario; het gaat vooral om te anticiperen op de meest waarschijnlijke scenario's en tegelijkertijd voorbereid te zijn op het onverwachte. Het gaat dus om het maken van plannen en duidelijk gedefinieerde stappen in te voeren waarmee je resoluut - en zelfs proactief - kunt reageren op een breed scala aan PR-crisissen terwijl ze toeslaan en evolueren.
Deze blogpost is de tweede in een serie over hoe PR-teams een effectieve crisiscommunicatiestrategie voor het moderne communicatielandschap kunnen creëren. In dit blog gaan we bekijken hoe je een effectieve strategie voor crisiscommunicatie kunt maken. We bespreken tips die je kunt onthouden wanneer je begint met het schrijven en ontwikkelen van jouw crisiscommunicatiestrategie, zodat je een solide basis kunt leggen voor wat komen gaat.
Het kan verleidelijk zijn om deze stappen helemaal over te slaan en direct aan de slag te gaan maar we beloven je dat het de moeite waard zal zijn om vooraf naar deze tips te handelen. Wanneer je de tijd neemt om jouw strategie te plannen en uit te stippelen, krijg jij en je team een veel beter geïnformeerde, flexibele en proactieve crisiscommunicatiestrategie die positief is voor de hele organisatie!
Een crisisaudit uitvoeren
Geen enkele PR-professional kan voorspellen wat de volgende grote crisis zal zijn, maar je kunt een combinatie van onderzoek en sectoranalyse gebruiken om de meest waarschijnlijke scenario's te identificeren, zoals de scenario's die we in onze eerste blog hebben behandeld. Dan komt een crisisaudit goed van pas.
Evalueer de crisissituaties waarmee vergelijkbare organisaties en concurrenten binnen of zelfs buiten jouw branche te maken hebben gehad. Hoe is elke crisis ontstaan? Hoe reageerde de getroffen organisatie en wat was de reactie of ontvangst van de media en klanten? Hebben ze het goed aangepakt of hebben ze de zaken in de verkeerde richting geduwd? Dit is een uitstekende manier om niet alleen toekomstige problemen te identificeren maar ook geeft het een idee over hoe te reageren als ze zich voordoen.
Denk na over jouw strategische reactie op een crisis
Na het identificeren van de communicatiecrisissen die jouw organisatie mogelijk zullen treffen, is de volgende stap een brainstorm over wat jouw strategische reactie zou moeten zijn als er zich een crisis voordoet. Denk met jouw team na over de communicatietactieken die je zou inzetten. Posts op sociale media, interviews met leidinggevenden, een video of een persbericht? Dit is waar jouw crisisaudit zijn vruchten afwerpt, omdat je al weet welke tactieken het beste hebben gewerkt voor de organisaties die je hebt geëvalueerd. Zorg ervoor dat je wel rekening houdt met verschillen tussen de organisaties. De organisatie met een succesvolle respons kan bijvoorbeeld een heel ander publiek hebben, één die responsiever was en meer openstond voor de gebruikte tactiek.
Zorg er ook voor dat jouw strategische responsplannen bevatten hoe beslissingen intern worden gecommuniceerd aan leidinggevenden en medewerkers. En vergeet niet om een duidelijke beslissingsketen op te zetten, zodat beslissingen zo snel mogelijk kunnen worden genomen.
Overweeg welke gegevens je gaat benutten
Toegang tot gegevens van hoge kwaliteit is één van jouw krachtigste hulpmiddelen voor weloverwogen PR-besluitvorming. Hoe beter je geïnformeerd bent, hoe beter je in staat bent om tijdens een crisis de schade te beperken. Als je nadenkt over je strategische reacties op een crisis die nog niet eens heeft plaatsgevonden, onthoud dan dat je ook een efficiënte manier nodig hebt om de resultaten van je inspanningen in realtime - en op een zinvolle, contextuele manier - te analyseren.
Met de juiste meet- en monitoringtools heb je snel toegang tot de juiste informatie. Een voorbeeld is Nexis Newsdesk.
Hopelijk hebben we je met de tips in dit blog genoeg inspiratie gegeven om aan de slag de gaan met het maken van een strategie voor crisis communicatie. Wil je meer over het onderwerp crisis communicatie? Bekijk onze themapagina over dit onderwerp
