Het wordt steeds belangrijker voor inkopers om te weten met wie ze zaken doen. Samenwerken met een leverancier die op een zwarte lijst blijkt te staan of die zich schuldig maakt aan omkoping of fraude kan financiële- of reputatieschade voor uw eigen organisatie betekenen.
Dit kunt u voorkomen door een solide
leveranciersketen op te bouwen. Wij zetten de tien stappen om dit te bereiken voor u op de rijtje:
- Zorg voor bewustwording bij het management van de verplichtingen en eisen onder de sanctiewetgeving.
- Zorg voor bedrijfs/ beleidsdocumenten en procedures, om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
- Communiceer het beleid en de procedures naar medewerkers en third parties (zoals leveranciers, agenten of aannemers).
- Implementeer regelmatig trainingen om er zo zeker van te zijn dat de medewerkers en derde partijen, de verplichtingen en procedures begrijpen en kennen
- Implementeer een sanctielijst en screenings proces dat voldoet aan de aard, de grote en risico’s van uw bedrijf
- Zorg dat het sanctiescreenings proces aansluit en ingebed is in het third party due diligence proces.
- Zorg voor duidelijke escalatie procedures en contactpersonen voor het rapporteren van eventuele overtredingen
- Belangrijk is de procedures te auditen, te trainen en regelmatig te controleren, zodat het actief gebruikt en nageleefd blijft.
- Maak een robuuste en duidelijke procedure en laat die ook onafhankelijk checken.
- Zorg ervoor dat het implementeren van dit soort regels van binnenuit komt en niet dient te worden opgelegd door de toezichthouder.
Heeft u hulp nodig bij het screenen van uw leveranciers? Of zoekt u advies over het optimaliseren van uw risk management proces? LexisNexis helpt u graag verder! Bijvoorbeeld met Nexis Due Diligence waarmee u kunt zoeken in meerdere (inter)nationale bronnen waaronder nieuwsbronnen, bedrijfsinformatie, zwarte lijsten, juridische bronnen, biografieën, sanctie- en PEP lijsten.
